Jak zapewnić ciągłość pracy firmy w sezonie zachorowań na grypę i przeziębienia

Ciągłość pracy firmy w sezonie grypy i przeziębień zapewnia się przed falą zachorowań, a nie w jej trakcie: każda ważna czynność musi mieć wyznaczone zastępstwo, wiedza potrzebna do jej wykonania musi być zapisana, a pracownicy muszą wiedzieć, że z infekcją zostają w domu, bo firma jest na to przygotowana. Do tego dochodzi plan na dni, w których brakuje kilku osób naraz, i proste zasady higieny w biurze, które ograniczają przenoszenie infekcji.

Szczyt zachorowań na infekcje dróg oddechowych przypada w Polsce zwykle na okres od listopada do marca. W małej firmie nieobecność dwóch czy trzech osób w tym samym tygodniu potrafi zatrzymać obsługę klientów, fakturowanie albo realizację zamówień. Przygotowanie zajmuje kilka godzin pracy kierownika, a oszczędza wiele nerwów zimą.

Mapa krytycznych zadań i jedna osoba bez zastępstwa

Pierwszy krok to lista czynności, które nie mogą stanąć nawet na kilka dni. W typowej firmie usługowej lub handlowej są to na przykład:

• obsługa telefonów i skrzynki z zamówieniami,
• wystawianie faktur i pilnowanie płatności,
• wypłata wynagrodzeń i zapłata podatków w terminie,
• wysyłka towaru, odbiory i kontakt z przewoźnikami,
• obsługa kluczowych klientów i projektów z bliskim terminem.

Przy każdej pozycji wpisuje się, kto ją wykonuje na co dzień i kto może go zastąpić. Jeśli przy jakimś zadaniu jest tylko jedno nazwisko, to właśnie tam leży największe ryzyko. Klasycznym przykładem jest księgowa albo właściciel, który jako jedyny ma dostęp do bankowości i systemu do faktur. Wystarczy tydzień gorączki, żeby firma przestała płacić dostawcom.

Zastępca nie musi znać wszystkiego. Wystarczy, że poradzi sobie z najważniejszymi czynnościami przez tydzień lub dwa. O tym, jak rozdzielać zadania w małym zespole, piszemy w tekście jak wdrożyć skuteczny system delegowania zadań w małej firmie.

Zapisana wiedza i dostępy, które działają bez autora

Zastępstwo na papierze nic nie da, jeśli zastępca nie wie, gdzie czego szukać. Dlatego przed sezonem warto przygotować krótkie instrukcje do krytycznych zadań: jedną stronę z listą kroków, adresami systemów i osobami do kontaktu. Nie chodzi o rozbudowaną dokumentację, tylko o ściągawkę, z którą ktoś inny wykona pracę bez telefonu do chorego kolegi.

Równie ważne są dostępy. Zastępca powinien mieć:

• własne konto w systemach, z których korzysta zastępowana osoba, a nie jej login i hasło,
• uprawnienia w bankowości elektronicznej wystarczające do zatwierdzenia przelewów, jeśli to on ma je robić,
• dostęp do wspólnej skrzynki lub przekierowanie poczty od klientów,
• wiedzę, gdzie leżą bieżące dokumenty i umowy.

Dobrze jest przetestować zastępstwo w praktyce, na przykład w czasie czyjegoś urlopu w październiku czy listopadzie. Szybko wychodzi wtedy, czego brakuje w instrukcji.

Praca zdalna i zasady zgłaszania choroby

Najczęstszy błąd w sezonie infekcji to pracownik, który przychodzi do biura z gorączką, bo nie chce zostawiać zespołu. Po tygodniu choruje pół działu. Firma powinna jasno powiedzieć, że osoba z objawami infekcji zostaje w domu, i pokazać, że to nie jest przeszkoda w pracy zespołu.

Warto ustalić z góry:

1. do kogo i do której godziny pracownik zgłasza nieobecność,
2. jak przekazuje informację o pilnych sprawach, które zostawił,
3. w jakich sytuacjach możliwa jest praca zdalna przy lekkich objawach, a kiedy pracownik ma po prostu chorować i odpoczywać.

Praca zdalna okazjonalna, na wniosek pracownika, jest uregulowana w Kodeksie pracy i może być wykonywana do 24 dni w roku. Nie zastępuje jednak zwolnienia lekarskiego. Pracownik na L4 nie powinien pracować, a pracodawca nie może tego od niego wymagać. Jeśli firma chce szerzej korzystać z pracy zdalnej, dobrze mieć ją opisaną w regulaminie lub porozumieniu z pracownikami. Przy okazji warto przejrzeć, czy zasady są zgodne z dokumentami wewnętrznymi, o których piszemy w artykule jak przygotować regulamin pracy dostosowany do specyfiki firmy.

Higiena w biurze i szczepienia: mniej zachorowań na starcie

Część zachorowań można po prostu ograniczyć. W biurze pomagają proste rozwiązania:

• regularne wietrzenie pomieszczeń, także zimą, kilka razy dziennie po kilka minut,
• płyn do dezynfekcji rąk przy wejściu, w kuchni i przy salach spotkań,
• chusteczki jednorazowe i kosze z pokrywą,
• regularne czyszczenie klamek, wspólnych klawiatur, ekspresu do kawy i telefonów,
• zamiana części spotkań na wideorozmowy w szczycie zachorowań.

Firmy mogą też zorganizować szczepienia przeciw grypie dla chętnych pracowników, na przykład w ramach współpracy z placówką medycyny pracy lub opieki medycznej. Szczepienie najlepiej wykonać jesienią, przed szczytem zachorowań, a decyzja zawsze należy do pracownika.

Plan na tydzień, w którym brakuje połowy zespołu

Nawet najlepsze zastępstwa nie pomogą, gdy zachoruje kilka osób jednocześnie. Na taką sytuację potrzebny jest plan minimum, ustalony wcześniej przez właściciela lub kierownika:

• które zadania wykonujemy zawsze, a które można przesunąć o tydzień lub dwa,
• jakie terminy wobec klientów da się renegocjować i kto do nich dzwoni,
• z jakich firm zewnętrznych można skorzystać doraźnie, na przykład biura rachunkowego, agencji pracy tymczasowej czy kuriera,
• jak informujemy klientów o wydłużonym czasie realizacji.

Dla klientów lepsza jest krótka, uczciwa informacja o opóźnieniu niż milczenie i niedotrzymany termin. Gotowy szablon takiego komunikatu warto mieć przygotowany zawczasu, podobnie jak inne elementy, które opisujemy w tekście jak stworzyć skuteczny system komunikacji kryzysowej w firmie.